Deze verwerkersovereenkomst (AVG art. 28) maakt deel uit van de Gebruiksvoorwaarden en geldt tussen jou als gebruiker (verwerkingsverantwoordelijke) en Vitamine AI B.V. (handelsnaam "Hello Wendy", verwerker). Ze regelt hoe wij de persoonsgegevens van jouw bellers verwerken. Dit is een concept dat nog juridisch getoetst wordt.
Jij bepaalt doel en middelen van de verwerking van de gegevens van jouw bellers en bent daarmee verwerkingsverantwoordelijke. Hello Wendy verwerkt die gegevens uitsluitend in jouw opdracht en is verwerker.
Het onderwerp is het aannemen en verwerken van inkomende telefoongesprekken namens jou. De verwerking duurt zolang je een account hebt. De aard betreft het ontvangen, transcriberen, samenvatten en bewaren van gesprekken.
Betrokkenen zijn de mensen die jouw zakelijke nummer bellen. Het gaat om hun telefoonnummer, het tijdstip en de duur van het gesprek, en de inhoud van het gesprek (transcript en samenvatting), inclusief gegevens die de beller zelf noemt. Vraag bellers geen bijzondere persoonsgegevens te verstrekken.
We verwerken de gegevens alleen volgens jouw instructies en deze overeenkomst, tenzij een wettelijke verplichting ons tot iets anders dwingt; in dat geval melden we dat vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.
Personen die namens ons toegang hebben tot de gegevens zijn tot geheimhouding verplicht en krijgen alleen toegang voor zover nodig.
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling van verkeer, toegangsbeperking op basis van noodzaak, validatie van inkomende telefonie-webhooks en automatische verwijdering van transcripten na 90 dagen.
Je geeft ons algemene toestemming om de volgende subverwerkers in te schakelen. We leggen hen dezelfde verplichtingen op en blijven jegens jou verantwoordelijk voor hun handelen:
Bij een voorgenomen wijziging informeren we je, zodat je tijdig bezwaar kunt maken.
We helpen je, voor zover redelijkerwijs mogelijk, bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering) en bij je verplichtingen rond beveiliging, datalekken en eventuele gegevensbeschermingseffectbeoordelingen.
Constateren we een inbreuk in verband met persoonsgegevens, dan melden we dat zonder onredelijke vertraging aan jou, met de informatie die je nodig hebt om aan je meldplicht richting de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen te voldoen.
Op jouw redelijk verzoek tonen we aan dat we deze overeenkomst naleven, bijvoorbeeld met documentatie of een rapportage. Een audit ter plaatse vindt plaats na redelijke aankondiging en met respect voor de vertrouwelijkheid van andere klanten.
Na beëindiging van je account verwijderen we de gespreksgegevens of stellen we ze op jouw verzoek aan je ter beschikking, tenzij we wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren.
Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing, in samenhang met de Gebruiksvoorwaarden.